インターネットFaxとは?基本から徹底的に学ぶ、はじめてのインターネットFax

インターネットファックス

インターネットFaxをご存知でしょうか。従来のような電話回線ではなく、インターネット回線を利用してFAXの送受信を可能にするサービスのことです。最近では利用者も確実に増えてきているものの、はじめて聞いたという方もいらっしゃるかもしれません。

インターネットFaxの仕組みは非常にシンプルで、どなたにも使いやすいものですが、実際のところ「よくわからない」といった声が聞かれるのも事実です。「電話回線の代わりにインターネット回線を使うの?」「メールでファックスを送受信するってどういうこと?」といったような疑問がよく聞かれます。そこで「インターネットFaxとはなにか?」という疑問にお答えすべく、基本的な仕組みの解説から、メリット、活用法などインターネットFaxのすべてを徹底的に明かしていきます。

インターネットFaxの仕組みについて

1.そもそもFAXの仕組みは

インターネットFaxを語る前にそもそもファックスというものがどのような仕組で送受信をするかご存知ですか?

多くの方は、お互いにファックス機持ってさえいれば、ファックスのやりとりができることをご存じとは思いますが、詳しい仕組みまでは気にかけたことがないのではと思います。そして、ファックス機同士は電話回線を介しているということも理解されている方も多いとは思いますが、どうやって電話回線に文字や画像が乗るのかご存じでしょうか。

簡単に説明すると、ファックス送信の際ファックス機でデータを読み取るときに、電話回線が理解できる電気信号に変換されるという作業が入ります。その電気信号が受信側で今度は人間が見て読み取れるデータに再現されるという仕組みが働いているのです。

ファックスの仕組み

ファックスの仕組み

こういったことから、通常ファックスを送受信するにはファックスデータの変換や再現ができる機械をお互いに持ち、なおかつ機械は電話回線に常時繋がれている必要があるのです。

2.インターネットFaxの仕組み

インターネットFaxでは何が通常のファックスと違うのでしょうか。通常のFaxでのやり取の場合、間に電話回線が入りますが、インターネットFaxではさらにインターネットFax事業者のサーバーとインターネット回線が加わります。

そうすることで、インターネットFax契約者はファックス機や、ファックス用の電話回線がなくても、インターネット経由でファックスを送受信することが出来るのです。ファックス機が行う「ファックスデータの変換や再現」はファックス機に代わりインターネットFax事業者のサーバーが行い、インターネットを介してデータを送受信するため、ファックス機要らずになるという仕組みです。

※通常のファックス機からインターネットFaxの番号宛に送付した場合の例

インターネットFaxの仕組み

インターネットFaxの仕組み

※インターネットFaxから通常のファックス機に送信する場合はこの逆になります。

具体的な使い方

仕組み自体は分かったけど、この段階ではどうするとファックスを送信したり、受信したりするのかイメージがつかないという方もいらっしゃるので、次に具体的にPCやスマホでファックスを送受信するにはどのような方法があるのか説明していきます。

世界中で使われているファックスサービスで、日本でもユーザー数が最多のeFax®の場合を例にとって説明しましょう。eFax®では下記の3つの方法が利用できます。

  1. メールクライアントを使用しての送受信
  2. 自分専用のページにログインして、ブラウザ上から送受信
  3. アプリを利用しての送受信

この中でも一番簡単で確実に送れるのが1番のメールクライアントを使った送受信方法です。デバイスを選ばす、IDやパスワードの入力も不要なため気軽に安心してご利用いただけます。まずはこの使い方を理解するのがポイントになります。

では引き続き、メールでのファックス送受信方法を説明させていただきます。

【送信方法】

まずはメールソフトからメールの新規作成をし、相手の番号を入力します。続けて@efaxsend.comと入力します。件名と必要に応じて本文を記入した後、ファックスしたい内容をメールに添付して送付します。たったこれだけで相手先の番号にファックスが届きます。

インターネットFaxの送信方法

但し、メールの「宛先」に入力する番号の記載方法にeFax®のルールがありますので、ご注意ください03-1234-5678という番号にファックスを送る際は、宛先に日本の国番号"81"を入力します。続けて、市外局番から0を取った番号を入力して、次に@efaxsend.comと入力します。送信先の宛先は81312345678@efaxsend.comとなります。

インターネットFaxの送信方法詳細-1

インターネットFaxの送信方法詳細-2

受信側ではインターネットFaxを使ってファックスが送信されていることに全く気づくことはありません。それほどスムーズに通常のファックスと変わらない使い勝手が提供されているのです。

インターネットFaxの送信方法マンガ

【受信方法】

受信はこの逆です。ファックス機や複合機からeFaxの番号あてにファックス送信するときは通常通りの送信を行います。電話番号に国番号を入れたり、先頭の0を取る必要はありません。このデータはインターネットFax事業者のサーバーに送られ、インターネット経由でeFaxの番号あてにメールで届きます。ファックスの内容は添付でPDFファイルとして送られてくるので、PDFファイルを開いてみれば内容が読むことが出来る訳です。

インターネットFaxの受信方法-1

インターネットFaxの受信方法-2

ファックス機も紙もインクも不要で、いつでもどこでもfaxができるインターネットFaxとはこのような仕組で動いています。

もちろん、外出中にもスマホでファックス内容を見ることができます。こんなに便利なインターネットFax。使わない手はないですね。

インターネットFaxの受信方法マンガ

インターネットFaxの特徴とメリット

具体的に仕組みや使い方が分かったところで、インターネットFaxを導入した場合の特徴やメリットをおさらいしましょう。

1.ファックス機が不要、電話回線も不要

インターネットFaxの仕組みにもあるようにインターネットFaxの場合、PCやスマホ、タブレットなどインターネットに接続できる機器で送受信が可能です。ファックス機を購入する必要がありません。Fax専用機が不要と言う事は、紙、インク、電気料も不要となります。さらにFAX用の電話回線も不要なので、月々かかる通信費も節約できます。

2.PC・スマホで送受信ができる

前述のようにPCやスマホがあればファックスを送受信できます。すでに社内でご利用のPC,スマホをそのまま使えます。ファックスを送受信するのに離れたファックス機まで行く必要もありません。オフィスにいるときはPCで、外出先ではスマホで送受信。TPOに合わせてマシンを変えることもできます。忙しい社長や営業マンは外出先ではスマホで、家でリモートワークをするときはタブレットで、またオフィスに常勤のアドミ業務の方はPCでとワーキングスタイルに合わせたデバイスで利用いただけます。

3.いつでもどこでも送受信できる

通常のファックス機ですとオフィスにいないと、ファックスを送受信することはできませんが、インターネットFaxなら、いつでもどこでもファックスを利用できます。出先のカフェや電車の中でさえもファックスの送受信ができるようになるのです。海外にいる場合でもインターネットに接続できる環境であれば、国内と同じように利用でるのです。

4.コスト削減

eFaxの場合月額使用料は1,500円です。これは電話会社に払う一般的なFAX専用の回線使用料より安く、これだけでも毎月節約が可能です。そのうえ、送受信それぞれ150枚まで基本料金内で追加料金なしで利用可能です。さらにファックス機代などの初期費用、紙代インク代などのランニングコストや1回ごとにかかる通信費も通常のファックス機よりだいぶ安いというメリットがあります。ひと月の送受信枚数が150枚を超えた場合でも1枚あたり10円の追加料金で利用できリーズナブル。毎月のファックス料金に不満がある場合は特に、インターネットFaxはコスト削減の切り札になり得ます。

5.ファックスデータのデジタル化

インターネットFaxの送受信は紙を使用しません。デジタルデータのみでの送受信となりデータは場所を取らないデジタル形式で保存できるのです。ファイリングは不要です。デジタルデータなら紙の劣化はありませんので、自社サーバー内や、クラウドストレージに保存すればいつまでも変わらないクオリティーを保つことができるのです。

6.情報漏えいがしにくい

通常のファックス機の場合、受信したファックスは自動的に印刷されますので、誰でも受信データに触れることができる状態にあります。オフィス内で同時に複数の人がファックスを受信するような場合、別の人が間違って受信したファックスを持って行ってしまう可能性もあります。さらに、多くの人の目に晒される環境では紛失の危険もはらんでいます。

さらにファックスの使用が減少している現在では、ファックスが多用されるケースとして契約書のようなセンシティブなものから、金額の書かれたあまり人の目に触れさせたくないものが多い傾向にあります。情報漏洩やファックスデータ損失のようなミスを起こさないためにも、しっかりとしたデータ管理のできる受信方法を検討してみてはいかがでしょうか。

eFaxならではの特徴とメリット

ここまであげたようにインターネットFaxには利便性や費用の面で大変便利なツールであるとご理解いただけたかと思いますが、数あるインターネットFaxサービスの中でもeFaxの場合さらなるメリットがいくつもあります。次にeFaxならではの特徴とメリットをご紹介します。

1.全国47都道府県のファックス番号を選べる

eFaxでは全国47都道府県57都市の市外局番からお好きな番号を選ぶことが可能です。お住まいの地域の番号に限らずどこの市外局番を利用しても構いません。外国の市外局番のご利用も可能です。世界中でサービスを提供しているeFaxならではの特徴ですね。

2.5つのメールアドレスで送受信可能

送受信に利用するメールアドレスはそれぞれ5つまで設定可能です。チームメンバーのアドレスを登録して、みんなで共有するのも簡単です。メーリングリストを使用すれば、もっと多くの人で受信データを共有できるメリットもあります。通常のファックスだと受信した内容をチーム内で共有したい場合、紙で受け取ったものをスキャンしてメールで送るというステップになりますが、eFaxならそういった作業なしに必要なメンバー間でそのままファックスを共有できます。

インターネットFaxの転送方法マンガ

3.すぐに利用が可能

オフィスにファックス機がないという方が、契約書のやり取りなどで突然ファックスの送受信が必要になることがあります。インターネットFaxでは機械や回線の準備などが必要ないので、素早く利用を開始できます。特にeFaxでは申し込みにかかる時間はたった2分です。すぐに番号が付与されるため、申込み完了直後から利用を開始できます。急を要する場合も慌てることがありませんね。

4.安心のサポート体制

専門のオペレーターが常時待機しているので、導入前や導入後の疑問や質問を電話やメールで確認することができます。また使い方や技術的な質問など、サポートチームが解決のお手伝いをさせていただきます。

eFaxの簡単登録方法

ここまでの特徴とメリットで紹介したとおり、インターネットFaxは思った以上に便利な上、申し込みも簡単とご理解いただけたと思います。次にシンプル、簡単な登録方法をご紹介します。

【eFaxでの登録方法】

eFaxのホームページから申込み画面を開きます。最初に行うのがファックス番号の選択です。eFaxの場合47都道府県の市外局番が選べ、なおかつその中から好きな番号を選ぶことが可能です。その後は必要な情報を入力して、登録ボタンをクリックすると登録が完了します。登録が完了するとその場でファックス番号が付与され、すぐにトライアル利用が可能です。自分のファックス番号やパスワードが申し込み完了画面に表示されますので、控えておきましょう。

1.月払いか、年払いか選択してください。

インターネットFaxの申込方法-1

2.ご希望の地域の市外局番を選択するとFax番号がいくつか表示されますので ご希望の番号を選択してください。

インターネットFaxの申込方法-2.png

3.ご住所・電話番号などお客様情報をご入力ください。

インターネットFaxの申込方法-3.png

4.規約に同意して、登録するボタンをクリックしてお申込み完了です。 最短2分で登録が完了します。

インターネットFaxの申込方法-4.png

働き方改革に役立つ!インターネットFax導入がIT化を進める切り札!

インターネットFaxはこのようにいくつものメリットがある画期的なサービスですが、実際に導入するとどんな変化が起きうるでしょうか。日本企業がもつ様々な問題点を解決し、働き方改革につながるメリットをご紹介しましょう。

1.時間の使い方に変化が生まれる

ここ数年働き方改革が叫ばれ、効率のよい働き方が求められています。残業時間を少なくして、業務時間内でいかに効率よく仕事をしながら売り上げを上げるか、日本全体の大きな課題となっています。特に日本人の働き方であまり良い指摘を受けないのが、労働時間の問題。客先に打ち合わせで出かけながらも、今度は会社に戻って内勤の仕事を行うといったような効率の悪い時間の使い方が慣習化しています。現在はモバイル機器の使用が一般化し、さらに通信環境が整っていることから、実はいつでもどこでも働ける環境がすべての人に行き渡っている状態です。

しかしながら、まだまだ多くの会社で従来のスタイルから抜け出せずに日本のサラリーマンは長時間労働を強いられています。原因のひとつにはファックスのようなアナログのツールがあります。会社に戻らないと受信ができず、外出先とオフィスの移動に無駄な時間が発生し、客先にも迷惑がかかるという悪循環まで発生し兼ねません。個人事業主や、人数の少ない少数精鋭の中小企業など、時間を無駄にせず効率を優先する働き方をもっと実践しませんか。まずはファックスを見直すことで、あと一歩時間の有効利用を実践できるよう検討する価値はありそうです。

2.業務効率の改善が加速する

いつでもどこでもfaxを送信・受信でき、時間効率が改善できるとともに、実際の業務での効率を上げることが出来ます。通常ファックスを送る際はワープロソフトなどで書類を作成し、印刷、さらにファックス機で送信した後に用紙をファイリングするという一連の作業が発生しますが、インターネットFaxなら、作成した書類を印刷することなく、そのままメールなどで送付することが出来ます。さらに複数の宛先に送信する場合も、一通のメールで複数の送信先を指定することで簡単に作業が完了します。受信する際もデータ管理の面で大きな改善が見込めます。通常のファックスの場合、紙のデータをファイリングすることがほとんどで、過去のファックスデータを探す際は日付から一枚一枚データを探し当てることがほとんどです。

例えばメールでのファックス受信でしたら、宛先、送信元や件名や日付で検索したりすることも出来ます。受信したファックスデータを、別途特定のフォルダに保存していく場合も、分かりやすいファイル名をつけて、後で探しやすくすれば管理しやすく、効率のよい業務運用ができるでしょう。

ファックスでの大量受注を行う小売業者や、図面のやり取りが多い不動産業、法律関連の書類が多い士業業界など、日々業務でファックスを扱う枚数が多い業界・業種ほど、このような業務効率の改善を実感できると思われます。

3.デジタル化・エコオフィスの推進に役立つ

数年前から世界規模でエコ意識が高くなり、多くの企業がエコオフィスに向けた取り組みを実施しています。そのために必須なのが、ペーパレス化。できるだけ紙のプリントを控え、業務にかかわる資料などデジタルデータで配布や管理をするように変化してきましたが、なかなかこれが日本では浸透しづらい状況がつづいています。上記の業務効率でも触れたとおり、インターネットFaxなら、印刷せずデータをファックスとして送付することができるので、一層のペーパレス化に貢献します。また受信データもすべてデジタル化されるため、今までアナログデータとして存在していたものが、一気に物理スペースが不要なスマートなデジタルドキュメントに変わります。これを機に社内で意識改革をして、紙を出さないエコ企業を目指すきっかけにもなり得ます。

4.スマートオフィスの実現に貢献

働き方改革と共に日本中で進められているのが社会のスマート化です。様々な場所ででスマートデバイスと高速通信を利用したスマート化が進められ、業務効率と利便性を高めたスマートオフィスの実現を目指す企業も増えています。また街全体、社会全体がスマート化する傾向にあり、私たちを取り巻く環境は日々進化しつつあります。スマートオフィスが実現すれば、働き方そのものがスマートになったり、働く場所そのものも多様化し、いつでもどこでも働けるオフィスにが実現するのです。そのためにはファックスのようなアナログ機器は徹底してIT化することが、将来のスマートオフィスの実現を早めるといえるでしょう。

まだまだ見逃せない、こんなことも出来ます

ここまでビジネスに役立ち、働き方改革まで起こしてしまうという視点でインターネットFaxを紹介してきましたが、ビジネスではもちろん、家庭でも多彩な利用方法が考えられます。その中でもぜひご紹介したい面白い使い方があります。

現在家庭用のファックス機の台数は大幅に減少し、実際に使われているのはビジネスシーンがほとんどです。

しかし、1990年代に電話機とファックスが一体化したものが一般家庭に普及し、現在でも高齢者の住む世帯を中心に、多くの家庭用ファックス機が使われているのも事実です。このまま家庭用のファックス機を電話用途だけに使用していくのはもったいないもの。そこで「今あるファックス機を高齢の親と連絡ツールとして使う」使い方をご提案します。

親との連絡はもっぱら電話という方が多いと思いますが、オレオレ詐欺に代表される近年問題となっている犯罪から自分と家族を守るために、実はファックスが大活躍します。

オレオレ詐欺などの犯罪で、騙されてしまう高齢者に多いのが「親子でコミュニケーション不足」です。「親子の間で合言葉を決めておこう」「お金を請求する電話があったら折り返しの電話確認をしよう」などの呼びかけをしているにも関わらず、振り込め詐欺犯罪の発生がなくなることはありません。

原因のひとつには、親子間でなかなかコミュニケーションがとりづらいという実態があります。特別な用もないのに、電話を頻繁にかけるのは誰しも気が引けるもの。メッセージアプリを使いこなしている高齢者と子供の間では些細なこともメッセージを送り合ったりできますが、スマホやアプリに抵抗のある親世代にはこれも難しいものです。

こんな時に、親子間をつなぐのがファックスです。スマホやメールが苦手という高齢者も紙にメッセージを手書きで書いて送るなら何の問題もなく対応できますし、手書きによる温かみで親子間の絆を感じる事もあるでしょう。

子供世代はファックス機を用意するのは負担ですし、ファックスを確認するために家に戻るのも大変というもの。そこでインターネットFaxの登場です。仕事で家を空けるときでもメールと同じ感覚で利用が出来ます。親が送ってきたメッセージに手書きで返信するのも簡単です。親には些細な事でもいつでもファックスするように伝えておけば、自然なコミュニケーションが成り立ちます。近状を報告し合ったり、趣味の話をしたり、おじいちゃんとおばあちゃんがファックスを通じて孫とメッセージを送り合うのも楽しいですね。

ビジネスユースと同じリーズナブルな料金でご利用いただけ、親子のコミュニケーションに役立つこんな便利なツールを使わない手はないですね。

親子のコミュニケーション家族写真

インターネットファックスを30日無料でトライアル!


efax.png
全国の市外局番が選べ、どこでも使える便利FAX

インターネットファックスeFaxバナー

jfax.png
FAXの利用が少なくコストを抑えたい方へ。東京03番号が使える!

インターネットファックスjFaxバナー