スマートオフィスとは?働き方が変わる未来のオフィスについて考えてみよう

スマートオフィス

目次

1.スマートオフィスって何?

働き方改革の促進につながる、スマートオフィス。まだまだ日本では従来型のオフィスも多く、今後のスマートオフィス実現に頭を悩ませる経営者や担当者も多いのではないでしょうか。 スマートオフィスとはなんでしょうか?実は「スマートオフィス」についてすぐに答えられる人は多くないのが現実です。 ここではスマートオフィスを実現したいと考えているみなさまに向け、スマートオフィスとは何か、また将来に起こりうるオフィス環境の変化に対応するにはどうすべきかなど考えるきっかけになるお話をしていきたいと思います。

1-1.そもそもなぜ「スマート?」

スマートフォンやスマートデバイスは聞いたことがあるけどスマートオフィスって何?という方は多いはずです。 スマートフォン・スマートウォッチ・スマート家電などに使われている「スマート」という言葉。なぜこのように言われているのかご存知ですか?デジタル化されたデバイスをそう呼ぶのでしょうか?いえ、デジタル化をさらにすすめたスマート化をすすめたデバイスなどをこのように呼びます。 つまり「従来のデジタル機器の能力をさらに強化し、高度な処理能力と通信機能を持つもの」がスマートXXと呼ばれる「もの」でであると言えます。

スマートフォンを例に取れば、それなりに多機能であった携帯電話が、スマート化されたことにより大量の情報処理能力と通信能力を持つパソコンに匹敵するツールに変化しました。スマートウオッチもそうです。単に時間を計測するだけの時計が、スマートフォン同様の機能を持ち、つけているだけで健康状態まで監視してくれます。さらにデータを自動でアプリに転送したり、健康に関するアドバイスまでくれるという徹底ぶりです。

スマートデバイス

このようにスマート化された「もの」は個人で使う通信機器ばかりではありません。 社会のインフラもスマート化されています。たとえばスマートメーターと呼ばれる電力のメーター。これはは電力をデジタルで計測するもので、通信機能も持っているので従来のような電気の検針も必要なく、電気使用量の見える化を実現します。このような機器を使用した電力網はスマートグリッドと呼ばれ、エネルギーのスマートな管理に役立っています。

また地域全体においてスマート化が進んだ都市はスマートシティなどと呼ばれ、社会全体に張り巡らされたスマートデバイスと高速な通信網により瞬時に情報共有ができる効率のよい街づくりが実現されています。

1-2.さて「スマートオフィス」とは何でしょうか?

もうお分かりですね。会社全体でスマート化をすすめ、スマートデバイスと高速通信を利用し、業務効率と利便性を高めたオフィスをスマートオフィスと呼びます。 スマートオフィスは実際の社内インフラがスマートになるだけでなく、働き方そのものがスマートになったり、働く場所そのものも多様化し、いつでもどこでも働けるオフィスに変化することができるのです。まさに空間と時間を超えた未来のオフィスがスマートオフィスです。従来のオフィスも自宅もコワーキングスペースもすべてがスマートオフィスを構成する一部となります。社内のインフラはミニマムでありながら、機能性の高いものになりエネルギー消費も減らせることができます。無駄がなくエコなオフィスでもあると言えます。

2.スマートオフィスを実現するには

すでにネットワーク環境も整っているし、IT化も進んでいるという企業は多いですが、いつでもどこでも働くことができる、そこまではまだ実現しきれていないのが現状です。あなたのオフィスも、もう一歩進めてさらなるスマート化を目指しませんか?

2-1.まずは社内のIT環境の現状把握をしよう。

社内に設置されているサーバーや、社員に支給されているPC、各種OA機器、社内のネットワーク環境がどの程度整備されているのか今一度確認してみましょう。 ネットワーク環境が相当整っているのに、社員がいつでもどこでも働けるというところまで至ってない場合は何が問題が洗い出してみましょう。

2-2既存のIT環境のさらなる活用

2-2-1. サーバーはクラウドへ

数年前から企業内にサーバーを置くのをやめ、クラウドサーバーに切り替えている企業が多くあります。社内にサーバーを置くメリットは多数ありますが、最近ではデメリットの方が多くなってきました。その理由の一つにクラウドサーバーの低価格化とセキュリティーの大幅な強化があります。年々通信環境が向上していることもあり、安い価格でよりセキュアなクラウドサーバーを選択することがより安全性を高める結果となりつつあります。企業の規模や通信環境、ビジネス形態によっても選択肢は変わりますが、オンプレミスとクラウド、それぞれの利点をよく考え適切なクラウドサービスに移行していくことが重要になってきています。

2-2-2.既存のスマートデバイスを大いに活用する。

現状多くの企業で、社員にスマートフォンを支給していて、会社によっては全社員がスマートフォンを使用しているという話もよく聞くようになりました。 ところが、せっかくのスマートフォンが電話もしくはメールやウェブサイトの閲覧が中心で、機能を最大限生かし切れていない事が多いのではないでしょうか。

スマートフォンは持ち歩けるコンピューターです。オフィスにいなくても数多くの業務をこなすことができます。 オフィスにいるのと違ってキーボードやマウスがない、画面が小さいなどの制約はありますが、テキストを打ったり、必ずしも大きな画面が必要ない業務については積極的にスマホを活用するようにしましょう。いつでもどこでも仕事が可能になるアプリも多数ありますので、業務効率化に使える環境を社内で推進することも重要になってきます。

また、タブレットを業務に活用されている企業も多いと思いますが、限定された使い方に特化している企業が多いようにです。タブレットは画面の大きさからノートPCの代わりになりえます。Bluetoothのキーボードやマウスを活用すればコードレスで入力作業が楽になり、持ち歩けるPCの完成です。社内外でいつでどこでも仕事ができるようになるのでデスクトップPCやノートPCからタブレットに切り替える企業も増えています。

2-2-3.新たなデバイスやツールの導入

既存のデバイスだけでなく、スマート化を目指すなら新たなデバイスを活用し、業務に生かしていくことも重要です。業務内容や用途に応じて、下記のようなツールを導入することも検討してはいかがでしょうか。

  • スティックPC
    スティックPCと呼ばれるUSBメモリのような大きさのスティック端末があります。これは持ち歩ける超小型のPCで液晶モニターやTVなどにHDMI端子経由で繋ぎます。 例えば出先のモニターがPC画面となりますので、プレゼンでも大いに役にたちます。またオフィスや自宅などモニターがあればどこでもPCでの作業ができるようになり、効率のよい作業が可能になります。Win10を搭載したスティックPCなら従来のデスクトップPCと変わらない操作が可能です。 スマホやタブレットではOSの違いから操作に不安があるという場合も、これなら違和感なく操作が可能となります。
  • クラウドストレージサービスの活用
    スマートフォンやタブレット、スティックPCのようなハードウェアに情報を持ち歩くのには限度があります。また情報を共有したいときにクラウドストレージサービスは使いやすさの面でもセキュリティーの面でも大変役にたちます。代表的なものにDropbox, Google Drive, One Drive, Sugarsyncなどがあります。それぞれ数ギガ無料で使えたり、有料プランでも無料のトライアル期間を設けていますので、いくつか試しに使ってみて、業務の使用に耐えうるサービスを検討することをおすすめします。例えばSugarSyncなら、PCやスマホで作成したファイルを保存したフォルダごと自動同期され、あらゆるデバイスからアクセスが可能になります。オフィスのPCで作成したファイルが、外出先でいつでも簡単に閲覧することができる上、外出先のスマホやタブレットで更新することも可能です。特にチームやグループでファイルを共有している場合、複数人で常に最新情報をシェアできるので、大変便利です。

SugarSync

2-3.社内のアナログ機器の徹底見直し

社内にはアナログなまま見直されていないツールがまだまだたくさんあります。 固定電話やファックス、タイムカード、紙の社内報など、探してみるとアナログなまま見直されていないものがたくさん存在します。これらのアナログなものをスマート化すると、いつでもどこでも働くことができる環境が一歩さらに前進します。ぜひ下記の例を参考にしてみてください。

2-3-1.固定電話・ファックス

固定電話やファックスなど電話会社の回線を引き、電話機やファックス機を設置しないと利用できないとお考えの方も多いですが、電話会社の回線不要でお得に利用できるサービスが複数存在します。 たとえば固定電話を置かなくても、携帯電話で03番号を使い電話を受けることができるサービスもあるのです。社員に携帯電話を支給していて、固定電話は不要と考えられる小さい組織ならインターネット電話というチョイスも検討してもいいかもしれません。

同様に、インターネットファックスというサービスも検討してはいかがでしょうか。ファックスをメールを使って送受信できるサービスで、固定電話同様電話会社の回線が不要です。PCやスマホでファックスを受け取れるのでファックス機やインクなどの固定費も必要ないのです。

2-3-2.タイムカード

大企業やIT企業でもいまだにタイムカードを使っているという話を聞きますが、これもまたスマート化してはいかがでしょうか。 今ならタイムカードの代わりに様々な方法で勤務時間を記録する方法が。パソコンの起動時間をそのまま勤怠管理に利用したり、Web上自分で打刻を行方法や、SuicaやPasmo、社員証を使った打刻方法もあります。これらの打刻した情報はそのまま勤怠管理に利用され、従業員の労働時間、残業時間、シフト管理などがしやすくなります。 これらの情報はそのまま給与計算ソフトと連携もできる給与計算も自動でできるのです。

2-3-3.紙の広報誌・リーフレット・カタログなど

すでに社内報はPDFでの配布という企業は多いものですが、意外にまだ印刷しているという企業の話も聞きます。 スマートオフィスではできる限りデジタル化を進めることで働き方、働く場所も多様化してきます。いつでもどこでもメールなどで受け取れる形式にした方が情報も共有しやすく、紙やインクの無駄もなくなります。ぜひ社内報のデジタル化をオススメします。

またお客様に提供するリーフレットやカタログもPDFでの配布を原則とし、印刷物は最小限にとどめることがますます重要になってきています。世の中全体がペーパーレス化に向かっており、場所を取る紙カタログより、PDFでの配布を望まれているお客様も多くなっているのが現実です。

3.スマートオフィスのメリットを考える

では、スマートオフィスが実現すると実際に何がどう変わっていくのか、様々な角度から見ていきましょう。

3-1.いつでもどこでも働けるようになる

スマートオフィスが実現すると社員はどこにいても働くことができます。 自宅にネットワーク環境があれば、自宅がオフィスになります。外出の多い、営業職の人は営業先からオフィスへの移動が大きなネックになっていませんでしょうか。出先のカフェやコワーキングスペースなどを仕事場として活用することで、無駄な移動時間を大幅に減らすことができます。今まで出先から急いで会社に戻りデスクワークをしていた営業マンもスマートオフィスなら安心して、出先近くのあらゆる場所をワーキングスペースとして利用し、効率の良い仕事ができるようになります。また子育てや親の介護で退職を余儀なくされてきた人たちも、在宅勤務を許されることで、退職をしなくて済む、会社も優秀な社員を失わなくて済むというお互いにメリットのある雇用形態を生むことになります。

3-2.社員のストレス緩和と時間の有効活用

多くの人にとって通勤時間はストレスが溜まる原因になっています。朝早い時間に家を出た後、混み合った電車内で、長時間立ちっぱなし、残業で疲れた後もまた満員電車で帰宅する生活で、通勤時間だけでも疲労困憊してしまっている人が多いのが現実です。車通勤の人も渋滞に巻き込まれて、通勤時間が読めず大変な思いをしていませんでしょうか。 スマートオフィスなら、いつでもどこでも働けるので、毎日決まった時間に決まった電車で通勤するのではなく、自由な働き方ができます。在宅ワークや時差通勤などを利用して、通勤のストレスを減らすことも可能です。きっと社員は時間の有効利用でリフレッシュして、さらに生産性が上げることができるのではないでしょうか。 もともと通勤時間に当てられていた時間は、もちろんほかのことに有効に使うことができます。子育て世代はPTAの行事に参加して、終わったら家で仕事をすることもできますし、ボランティア活動に参加することも可能です。

3-3.企業が受ける計り知れないメリット

企業の立場から見ると、社員の労働意欲が増し、スキルアップをめざす社員が増えることでより労働時間を減らしながら利益の向上が見込めます。また会社の外で働く社員も増えることから社内のエネルギー消費を減らすことにもなり経費削減に繋げることができます。企業が負担してきた交通費などの費用も削減できメリットは計り知れません。 働きやすく、生産性の高い企業は将来的にはより優秀な社員を集めることができると考えられます。

4.スマートオフィスの注意点・デメリット

4-1.セキュリティー問題

社内外のどこでも働けるようになるのは大きなメリットですが、気をつけなければいけないのはセキュリティーの問題です。スマートオフィスの実現により会社の機密情報の漏えいを引き起こしかねません。そのためにはベーシックなセキュリティー対策はもちろん、社員一人一人がセキュリティーに対する意識を高めていく必要があります。 特に危険なのがカフェや外出先でのフリーWifiの使用です。基本的に無線LAN上でやり取されるデータは傍受を免れないため会社のデータが閲覧、更新が可能なすべてのデバイスでフリーWifiの使用を制限すべきです。代替手段としてルーターの支給や、スマホでのテザリングの使用を推奨するようにした方がいいでしょう。また自宅のWifi経由で仕事をする際も暗号化形式はWPA2-PSKを選択し、複雑なパスワードの設定を義務付けるようにしましょう。セキュリティ

4-2.初期投資

多くの企業では社員全員にデスクトップPCやノートPCを支給していることが多いですが、スマートオフィス実現のために、全員タブレットに切り替えるとすると、切替のための初期費用が多額になる可能性があります。しかもビジネスユースに耐えうる能力をもったタブレットは意外に高額なもの。スペックによってはPCよりも高額になることもあります。またセキュリティーの強化や、新たなツールの導入など、今までになかった費用が計上されることを考える必要があります。これを避けるためにはPCのリース終了時期が来た社員から順に切り替えたり、スマートオフィスに賛同する希望者から切り替えを開始するなど、一度に大きな出費にならないような工夫が必要でしょう。また自宅勤務希望の社員には一定レベルのセキュリティー対策を施すことで、自前のPCの利用を許可するのも一案です。企業側では新たなデバイスの購入を抑えられる上、社員の側は慣れた自前のPCを使うことで作業の効率化が図れます。

4-3.社員の不満、モチベーション低下の可能性

スマートツールは非常に便利ですが、前述のようにデバイスによっては作業しにくいという不満や慣れたツールをやめたくないという不満も出てくることでしょう。これを避けるには会社支給のデバイスを選択制にしたり、デバイスの使用を補助する周辺機器などを積極的に導入、購入補助などをしていきましょう。例えばタブレットに使うBluetoothのキーボードやマウス、大画面で仕事をしたい社員には別途モニターを支給するなど企業側の協力が必須です。また新たのツールの導入で戸惑う社員に向けては、勉強会の実施や社内サポート体制の強化をしていくのも一案です。慣れないツールでモチベーションが下がってはせっかくのツールが宝の持ち腐れになってしまいます。ツールやデバイスになれるだけでなく、今までの仕事がより効率よく行えるよう会社側もサポートしていくべきでしょう。 また多様な働き方が認められるからといって、すべての人がいつでもどこでも働けることをメリットとして受け取れるとは限りません。毎日オフィスに出社して働きたいという社員もいることでしょう。スマートオフィスは社外で働くことを強制するものではありません。今まで通りの勤務形態で働きたいと言う人、そして多様な働き方を望む人の割合がどの程度なのか、よく見極めながらスマートオフィス化を進めることとおすすめします。

5.未来のスマートオフィス

このように企業が率先してスマートオフィスを推奨することで、オフィスが必要最小限の機能に限定される日がそこまで来ているのかもしれません。そこで従来のオフィスがどういった役割を持つようになるのか考えてみましょう。 スマートオフィスを実現した場合、ほぼ全ての職種でオフィスの外で仕事ができるようになります。それでも社員がオフィスに来て仕事をするというのはどういう場合でしょうか。実際に顔を合わせて仕事をした方がいい場合とは何でしょうか。

クリエイティブな仕事の場合、ブレストやアイデア出しのようなミーティングは実際に顔を合わせた方がよいと考えられます。 通常オフィス内で、些細な雑談や飲みニケーションの中からアイデアが生まれることもあります。通常は勤務形態がバラバラなメンバーも定期的に顔をあわせる機会を持つことは刺激にもなりますし、お互いの近状を伝え合う意味でも非常にいい機会になります。アイデア出しは結論を出すことではありませんので、気軽なブレストはモチベーションを高めるのに非常に有効であると言えます。

アイデア

また全ての職種で、考えられるのは自由な勤務形態で浮いた時間を専門知識の習得に充てることが可能になるということです。どんな仕事をしていてもスキルアップは必要ですし、より深い専門知識を得たり、最新情報を見聞きすることで常に自分の中のデータベースをアップデートする必要があります。そのために企業が率先して勉強会を開催することが大事になって来ますし、勉強会以外でもお互いに顔を合わせながら、役に立ちつつもモチベーションを高める何かしらの機会を企業が定期的に開催していくことが重要になってきます。

6.将来なくなると言われている職業とスマートオフィスの関係

日々生活していて感じるのが、世の中のIT化がますます進みつつあることと、人工知能の発達とIoTと呼ばれるモノのインターネットの進化です。オフィスで現在人間が行なっている仕事も徐々に、機械やロボットに取って代わられる時代がそこまで来ています。

そんな中度々ニュースで将来なくなる職業についての報道があります。

「忖度」を知らないAIに、会社は経営できない。将来なくなる仕事・続く仕事の違いとは Huffpost 2018年01月11日
日本の労働人口の49%、人工知能・ロボットで代替可能に 10~20年後 NRI試算IT Media News 2015年12月02日

これらの将来なくなると言われている職業はスマートオフィスの実現と密接に関連しています。効率のよい職場では機械ができることは機械に任せ、人間はもっとクリエイティブな仕事やAIが判断できない高度なスキルを求められる仕事を行うようになってきます。

先進的な例としては1015年にハウステンボスに開設された「変なホテル」があります。 受付業務や荷物を預かるのはすべてロボット。部屋のキーはなく、顔認証で部屋の開け閉めが出来るという変わったホテルです。人間の従業員はベッドメーキングやセキュリティーのスタッフなど限られた業務のみ。ほかはすべてロボットが対応するというもの。

このようにサービス業の対面接客のような業務でさえも人間が行わない時代がすでに実現しているのです。先ほど紹介したスマートメーターの導入が進めば、電気やガスの検針は自動的に行われるため、検針員は不要になりますし、簡単な事務仕事がAIに取って代わられる日は近いと予測されているのです。 きたるAI時代に向けて企業と社員が生き抜いていくためには、オフィス環境の整備を進め、優秀な社員を集め、育て、働きやすい環境を作り出していくことに他なりません。ぜひあなたの企業でもスマートオフィスの導入を検討をしてはいかがでしょうか。

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