DXで業務効率化と競争力強化を【コロナ対策にも】~話題のDXをより身近な例を交え分かりやすく解説します~

新聞やCMなどでDX(デジタルトランスフォーメーション)について聞くことが増えてきました。
実際はDXが「何かわからない」という声や、「IT化と何が違うのだろう」と思われる方、大企業だけの問題なのではとさまざまな疑問や誤解があふれているのが現状です。

これだけ世の中でDX化が叫ばれている割に、多くの方がはっきりとわからないと感じているDXとは一体どういうことなのか。この記事ではDXとは何か、またDXにまつわる現状や問題点をあげつつ、目指すべきゴールとは何か、やさしく解説していきます。

デジタルトランスフォーメーションとは

デジタルトランスフォーメーション(DX)はスウェーデンのウメオ大学のエリック・ストルターマン教授が提唱した概念と言われています。

彼が論文で述べたと言われるDXの定義は以下の通りです。

”The digital transformation can be understood as the changes that digital technology caused or influences in all aspects of human life.”

(デジタルトランスフォーメーション/DX [技術変革] とは人々の生活のあらゆる側面においてデジタル技術がもたらした、もしくは影響を与えた変化である)

もともとはデジタル技術を活用したDXをビジネス絡みのことかと思い、「分からない」「自分には関係がないのでは?」と思ってしまいがちですが、難しいことではありません。誰にでも思い当たるDXが身近にあります。

例えば携帯電話。一昔前はほとんどの人は携帯電話を持たず、連絡手段は家の固定電話ということが普通でした。

今はどうでしょうか?今やシニア世代でさえ普通に携帯電話を使いこなし、持ち歩いていつでもどこでも電話やメール、メッセージを送受信している姿が見受けられます。

感染症対策で帰省をとりやめても、遠く離れたところに住む子や孫とビデオ通話をすることも普通の光景となりました。

誰かからの連絡を待つために自宅で待機したり、外から電話をかけるときに公衆電話を使ったりすることもなくなりました。誰かと会うときも、待ち合わせ場所を決めず「駅についたら電話して」ということも多いもの。

当たり前な事も一昔前と比較すると、生活や行動が一変してしまったことが分かります。

ビジネスではどうでしょうか。

多くの企業では既にデジタル化・OA化は進み、デスクワークはインターネットに繋がったPCで行われています。日本にいても、海外の支社や支店とテレビ会議をすることも当たり前になり、海外出張が大幅に減少し、ビジネスマンの働き方も変化しました。

このようにビジネスシーンでのDXも進んでいる昨今ですが、今なぜニュースやCMで盛んに”DX化”が謳われているのでしょうか。

企業におけるデジタルトランスフォーメーションの取組率は2割のみ

2021年の総務省「情報通信白書」によるとDXに取り組んでいる企業の割合は全体で2割にどまり、今後実施を検討している企業が約2割、そして「実施していない、今後も予定なし」という企業の割合は6割にも達しています。

業種別や企業規模などで数字は変わりますが、情報通信業や大企業でさえ低い実施率であることかが分かります。しかしデジタル化が進んでいるはずの情報通信業や大企業でのDX化が進まないのは何が考えられるでしょうか。

デジタル化、IT化だけでDXとは言えない

「DXへの取組みを実施していない、今後も予定なし」といった大企業や情報通信業の企業が全くデジタル化していないというのは考えにくい話です。オフィスにはPCがあり、デジタル機器の利用は大いにあるのではと思われます。

その答えはデジタル化、IT化とDXは違うということを理解しなければいけません。

先ほどの携帯電話を例にあげると、デジタル化やIT化は、単に固定電話から、携帯電話に通信手段が置き換わったことを意味し、DXはそれによって生まれた変化や社会に及ぼした影響全部を指しています。

ビジネスでDXという場合は「デジタル化によってビジネスモデルを変革、デジタルで業務効率のためだけに使うのではなく、新たな価値を生むものとして活用する。ひいては競争力の優位性を確立させる」ものとされています。

日本の企業ではデジタル化は「業務効率化」のみにフォーカスをあて、ツールやソフトウェアなどを導入することが多く、デジタルで新たな価値を生み出すという目的で取り組みを実施した企業は少数です。それが今では国が主導して企業は「デジタルトランスフォーメーション」取り組むべきとして推進しています。その理由はどこにあるのでしょうか。

日本の労働生産性はG7中最下位(アメリカの6割)

諸外国に比べ残業が多いと言われる日本ですが、時間当たりの労働生産性はG7中最下位でアメリカと比較するとなんと6割程度の低水準にとどまっています。ICT推進により、一部では生産性があがったものの、ビジネスにおいてデジタルを活かした新しい価値創造、新たな製品、ビジネスモデルの創出への取組の割合は小さく、全体としては労働生産性は低い結果となっています。デジタルトランスフォーメーションで新しい製品、サービス、ビジネスモデルなどを生み出すことが活発にならない限り、労働生産性は上がりにくく、国全体の競争力は世界の中で益々低下しかねない状況であることを理解する必要があります。

さらにDXを阻む2025年の崖とは

2018年12月、経済産業省はデジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドラインを発表しました。これはデジタル活用による変革のためのあり方や、システムの構築などを企業の経営者に向けて明確に示したものです。なぜわざわざ経済産業省がデジタル化によりビジネスの変革を経営者に向けて発信する必要があるのでしょうか。

デジタル化・IT化が進む現代において、デジタル技術を活用することで新たなビジネスチャンスが生まれ、さらなる活用がビジネス変革をもたらし国際競争力を強化することにつながるのは多くのビジネスマンが想像するところと思われますが実はガイドラインはこれだけが議論の対象ではありません。

経済産業省「デジタルトランスフォーメーションに向けた研究会」2018年9月に発表した「D X レポート ~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~によると、既存システムの老朽化がDX化を阻んでいると伝えています。この状態が続きDXが実行できなければ2025年以降年額で最大12兆円の経済損失が生じる可能性があり、これを2025年の崖と呼んでいます。

驚くことに約8割の企業が老朽システムを抱え、7割の企業が老朽システムがDXの足かせになっていると感じている現状があります。日本企業では国際的に見ても独特なベンダーに頼ったシステム運用という形式を取っているところが多く、これもレガシーシステムの把握が難しくなっている原因となっています。

ともすると担当部署によって考えが違ったり、現場の反発があったりとDXへの推進は障害が多いのが現状です。ガイドラインではこの状態を解決すべく経営層は正しい戦略のものとに、強いリーダーシップもって現場にコミットすることが必要と訴えています。

このままの状態を解決できなければ、既存システムの運用・保守に資金や人材が割かれてしまい、益々DX化が進まないという悪循環が進んでしまいます。DX化に遅れを取った企業は「デジタル競争の敗者」となり、システムの維持管理費に多くの予算を費やすことになります。「2030年実質GDP130兆円超の押上げ(※1)」を実現できるかは、2025年までのレガシーシステムの刷新と、DXによる新しいビジネスモデル創出にかかっています。

※1総務省「平成29年版情報通信白書」では、IoT 化と企業改革などとが進展した場合、IoT・AI は需要創出ともあ いまって 2030 年の実質 GDP を 132 兆円押し上げ、725 兆円になると試算されている。

小さな組織にDXは必要なのか

日本企業全体の問題としてDXによる変革がないと、競争を勝ち抜いていけないことは理解できたが小さな組織では必要なのだろうかという声も聞かれます。特に既存のビジネスでうまくいっている、地域密着型で地元の固定客もいる場合など、デジタルを使って新しい価値を生み出す必要性を感じないかもしれません。

しかしそう思っている方にも知っておいて欲しいのがデジタルディスラプションという言葉です。

DXはしばしば業界全体の構造を破壊してしまうほどの威力を持ってしまうことがあり、通信白書には下記のように記載されています。

自社にとどまらず、業界や社会全体を巻き込んだ破壊的変化を伴うことがある。このため、デジタル企業が市場に参入した結果、既存企業が市場からの退出を余儀なくされる事例が出ている。これをデジタル・ディスラプション(デジタルによる破壊)という。デジタル技術を武器に市場に参入するディスラプター(破壊者)は、自身の持つ技術によって新たなコスト構造に適した形のビジネスモデルを構築し、従来型のビジネスモデルや商習慣に風穴を開けることで、既存企業の存続を困難にさせている。

https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/index.html

よく例としてあげられるのがAmazonの台頭です。本はオンラインで購入することが当たり前になり、街からはどんどん書店が消えていきました。そしてAmazonに関しては書籍以外のありとあらゆる物品を扱うようになり、大手小売業の経営を脅かすことになりました。

Netflix等のオンラインサービスも街のレンタルビデオ店の撤退を促したことは言うまでもありません。

今やライバルは国内や地域の同業他社ではなく、どこの国の名前を聞いたこともない会社が突然業界のシェアを奪っていき、地方の個人店の売り上げを急速に奪ってしまうようなことが起こりうるのです。

こういったことで自国の力が急速に衰えてしまっては、資源の少ない国である日本がますます他国に遅れをとってしまうことは容易に想像できます。

政府が主導してがDXをなんとしてでも推進したいのにはこういった背景があることが理解いただけましたでしょうか。

今やどんな組織でも、デジタル技術を駆使して新しいビジネスを生み出すことが生き残りをかけるポイントになってきています。しかし小さな組織はどこをどう取り組み始めるのがよいのでしょうか。

まずは「あと一歩先のデジタル化」の実現をめざすこと

小さな組織にとって、DXの実現の前にデジタル化の取り組みが比較的遅いという問題点があげられます。業務のオンライン化が進まず、さらには紙を使った業務の多いことも働き方改革をしにくいポイントにもなっています。コロナ禍において感染症対策の時差出勤やリモートワークが推奨されても、実際には毎日出社するスタイルを継続せざる得ない状況が続いてしまいます。これを打破するために必要な点をまず確認しましょう。

まずはDXに向けてポイントが何か整理しましょう。規模の代償に関わらずDXで各企業に求められているポイントとしては下記のようなものがあげられます。

  1. デジタル化で作業効率化をはかる
  2. システムの刷新を早急に実施することと共に、デジタル技術で新しいビジネスを創出
  3. デジタル化そのものと作業効率化で削減することができたコストと人的リソースを新しいビジネス創出の投資に使う

上記であげたポイントを考えていくと、新しく導入すべきデジタル技術は、業務効率化を促しつつ、コスト削減を同時に実施できるものが最適であることがわかります。効率を求め、高額なサービスを導入しても使いこなせないのでは無駄が増えてしまうばかりです。今できていないデジタル化をまず検証し、一歩ずつ初めて見ることも大切です。

小さな組織ではペーパーレスを目指すのがDX化の第一歩

前述のとおり、小さな組織では業務全体はデジタル化されたにも関わらず、紙やハンコなどを利用した業務が多く、書類の整理に追われてしまいがちです。

日本でのリモートワーク率が低い原因はこの紙文化が根強いことが大きな要因とされています。しかし紙文化のよいところも生かしながら、もう一歩先のデジタル化をまずはペーパーレスを目標にするところから始めてみましょう。

さて、オフィスの中で考えられるペーパーレスの方法には何がありますでしょうか?考えられるものとして下記4つをあげてみました。

  1. 会議のプリントアウトを減らす
  2. 請求書・領収書の電子化
  3. デジタル名刺
  4. 新聞はオンライン新聞を活用

どの方法も少しずつ浸透してきて、おなじみの方法と言えるでしょう。電子化のためのツールも毎日どこかしらTVやCMで耳にしない日はないほどです。こうしてオンラインの新聞で気軽に記事を読めるようになったのもDXの一つです。新聞と言えば朝自宅で読むものだったのが、電車の中で通勤中に、昼休み、夜寝る前といつでもどこでも新聞を読むことが実現し、最新情報を簡単に入手できるようになり私たちの生活もすっかり変わってしまいました。ペーパーレスはDX化の重要な要素の一つです。まずは「ペーパーレス」をキーに考えてみましょう。

意外に見落としがちなファックス

すでにペーパーレスを実現するための努力を惜しまないという企業様でも、ファックスは複合機を利用されている場合が多いのが現状です。ファックスは紙で送受信するものとの思い込みがデジタル化を遅らせている要因の一つです。ファックス紙の利用は意外に見落としがちで、送信にも受信にも紙を使うと、小さな企業でも気が付かないうちに何十枚という紙を無意識に利用している事になります。

更にファックス機のリース代(もしくは購入代)インクや電気代などのメンテナンス費用も見逃せません。更に壊れてしまったときの修理代や定期的な保守費用も年間を通してみたときに意外に大きな費用になることもポイントになります。

毎月送受信各150枚程度のファックス送受信の場合で比較した時、ファックス機とeFax では年間で133,980円のコスト削減が実現します。複数台のファックスをお持ちなら、更に台数分のコスト削減が実現することがご理解いただけるかと思います。

ファックスをデジタル化してDXを強化しましょう

ファックスをデジタル化することでのメリットは、紙やメンテナンス費用が削減するだけではありません。更にこういったメリットもあります。

  1. いつでもどこでもファックスが送受信可能
  2. 複数の電子メールアドレスでファックス利用可能
  3. ファックスデータが簡単に電子保存可能
  4. 撮影した写真もファックス送信。紙が不要
  5. アプリを使って、スマホで気軽にファックス送受信

災害や異常気象も多い昨今、インターネットファックスはいつでもどこでも利用可能な通信手段の一つとして、全国各所で利用されています。また感染症対策での在宅勤務、テレワークにより出社が難しい環境でも、インターネットファックスなら複数のメールアドレス利用でチーム内で便利で簡単にファックスでのコミュニケーションを取ることができます。厳しい社会情勢の中でもビジネスを止めることなく、より効率よくご利用頂いております。ファックスの送受信だけのために出社ということもなくなります。

コスト削減と効率改善で浮いた費用と時間、人的リソースは次のビジネスを生み出すアイデアに費やすことも出来ます。

改正電子帳簿保存法にも

この法律によりデジタルで一括管理を始めたい企業様も多いと思います。

ところでファックスで受け取った書類は電子保存が必要でしょうか。答えはNoです。

ファックス機や複合機など紙で受け取っている場合は、デジタル保存の必要はありません。その場合は従来通り、紙での保存で問題なくありません。今まで通りの紙保存&ファイリングが認められます。

しかし、オンラインで会社の備品や消耗品などを購入する場合、その領収書は必ずデジタル保存が求められます。

大手のオンラインショッピングサイトやオンラインオフィス用品サイトを活用して会社の備品や消耗品を購入しているならば必ず電子保存の対策をしているはずです。こういった場合、別途紙保存を考えるのではなく、デジタルでの一括管理を検討するのが吉です。

お買い物をインターネットでするのであれば、ファックスもぜひインターネットを活用しましょう。そしてファックスの送受信に使ったデータも今後はデジタル保存して行けば、紙を紛失した、受信したファックスを大勢の人に見られてしまったなどのセキュリティーの面でも安心です。

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