インターネットファックスを導入するとお得?従来のFax機やコンビニファックスとの違いを徹底比較

インターネットファックス

利便性やコストの面でインターネットファックスを検討したいと思いながらも、従来のファックス機のメリットも捨てがたく、ファックスサービスの選択には悩みもつきものです。現在ファックスを検討中の方も、将来切り替えが必要かもと考えている方にも参考になる、それぞれのサービスの徹底比較をしていきます。

Fax導入時の比較

起業の際やオフィスの開設時には電話回線やネット回線と共にファックス機の導入を検討する場合が多いですが、実際にこの時期にファックス機を購入した場合、インターネットファックスを導入した場合、何も準備せずにコンビニファックスを利用した場合で比較してみましょう。

Fax機・複合機

まずは機械そのものの購入が必要です。同時にFAX機用に専用の回線の契約と、回線を引くための工事も必要ですね。工事費等の初期費用も事前に見積もっておきましょう。当然紙やインクもある程度買い揃えておき、定期的に追加購入が必要と心得ておきましょう。

オフィスにいればいつでもファックスが印刷されてくるので手間いらず。全ての機材と回線の準備が整えば、いつでもファックスの送受信ができます。インターネットの知識も不要ですが、初期設定や故障した際の対処方法など、ある程度自力で機械操作が必要になります。簡単に済むことばかりではないので、その点は注意してください。

コンビニファックス

最近はビジネスでファックスを使用する頻度が少ないため、はじめはファックスを導入しないで、都度コンビニファックスを利用すると決定する企業や個人事業主の方も多いでしょう。この場合は準備も不用で、初期費用は全くかからないのが最大の利点です。当然をファックスの送受信が発生する都度コンビニに走る必要が生じます。特に起業時などは各種契約資料の送受信が多く発生するので、その都度コンビニに行くのはなかなかの負担です。一枚あたりの送受信料も割高なので、送受信の枚数がかさむと出費が大きいこともネックになります。機密資料の場合、相手方にコンビニファックスでの送受信を断られる場合も考えられますので、注意しましょう。起業したばかりでネームバリューがまだまだ低いという場合、名刺にFAX番号がないのは、信用の面でもネガティブなインパクトを与えかねないのでその点も考慮する必要はあるでしょう。

インターネットファックス

インターネットファックスはPCやスマホなどのデバイスでファックスを送受信しますので、PCやスマホと通信環境は必須となります。通常起業時はPC、会社用の携帯電話、インターネット回線を導入するのが普通なので、インターネットファックス用に機材や回線を追加する必要はありません。今ではスマートフォンを使っている方が多いので、そのままインターネットファックス用に使うこともできます。

これ以外に必ず必要になるのが、インターネットファックス業者との契約です。面倒なように見えますが、ネットから簡単に申し込めて、ファックス番号もすぐに発行されますので驚くほど簡単に完了してしまいます。起業前から事前にファックス番号を取得することも出来ますので、創業前に名刺にFAX番号を印刷しておくこともできます。ファックス機導入時のように電話会社の回線は必要ありません。またいつでもどこでも利用できるのが利点ですので、オフィス開設前の準備段階でも自宅や外出先など、どこでもファックスを送受信できるのです。紙やインク代もかからず、電気代なども含めたランニングコストも不要になります。

送信・受信についてそれぞれの比較

次は実際の使用感で比較してみましょう。送信の際、受信の場合それぞれのサービスでどのような使い勝手に違いがあるのでしょうか。

■ 送信の場合で比較

Fax機・複合機

送りたい相手のファックス番号を入力し、送信する内容が印刷された紙をファックス機の送信トレイに設置して読み込めば簡単送信。複数の相手に送るときは同じことを繰り返すか、同時に送信先を複数指定します。一度に何件の宛先に送信可能かどうかは機種によって変わるので、購入またはリースの際確認が必要です。機種によっては手間がかかることを頭にいれておきましょう。

コンビニファックス

都度送信のためコンビニに向かう必要があります。一度に多くのファックスを送信する場合や複数の宛先に送信する場合、ある程度送信時間がかかることを想定しておきましょう。

コンビニのファックス機は通常、コピー機などの機能も持ち合わせた複合機であることが多く、次に使用したい人を待たせることも考えて、大量送信は控えた方が無難です。またセキュリティーの不安からコンビニからの送信を断られる場合もありますので、その点は事前の確認が必要です。海外への送信ができないなど一部制限のあるコンビニファックスサービスもあるので、この点でも要注意です。またコンビニからファックス送信できない時の代替案を用意しておいた方が後々のためになるでしょう。

インターネットファックス

基本の送信方法はメールと同じ。相手のファックス番号をメールの宛先に入力して、送信したい内容をメールに添付して送付するだけです。上2つの方法と違って、ファックスする内容を印刷する必要がありませんので、紙やインクの無駄が無くせます。逆に印刷された紙の資料を送付する際は、スキャナーでデータに変換する必要があります。しかし最近ではスマホのカメラで簡単に高精細なスキャンもできますので、あまり手間はかからないかもしれません。

■ 受信の場合

FAX機・複合機

受信のたびに自動的にファックス内容が印刷されて出てくるので、オフィスにいれば何の手間もかからずに受信が完了します。ただし、毎回紙とインクを使用するため、受信が多ければ多いほど消耗品の消費が激しくなります。業務と関係のない、迷惑ファックスもすべて印刷されて出てくるのも不満点ですね。またオフィスが休みの日、外出中などファックスを直に確認することができないので、ファックスを受け取るためだけに出勤したり会社に急いで戻ったりしなければいけない可能性もあり、この点での不便さは否めません。

コンビニファックス

コンビニファックスでの受信は送信と違って、独特の方法になります。取引先などファックス送信の発信元にコンビニファックスの番号あてに送信の依頼をします。その後、そのサービスから発行される受付番号を教えてもらい、コンビニに向かいます。コンビニの複合機で、受付番号を入力してファックスを受け取るという手順になります。

問題点としては取引先に一手間かけさせてしまうことと、何度もこの方法で受け取るのは、受け取る側も負担が大きくなる可能性があるということです。セキュリティーの面で不安も否めず、送信同様コンビニファックスを使用した受信を断られるケースも考えられます。またコンビニファックスサービスでも、受信ができない場合があるので

インターネットファックス

送信の場合と同じく、基本の使い方ではメールで簡単に受信が可能です。ファックス内容は受信したメールに添付されてくるので、添付ファイルをクリック(またはタップ)して内容を見ます。Fax機で印刷されたものと違って、画面だと慣れない場合見づらいかもしれません。印刷したい場合は都度プリンターでプリントアウトといった作業が発生するので、しばしばファックス内容を印刷して取っておきたい場合は手間かもしれません。迷惑ファックスは受信してもデジタルデータなので、印刷で紙やインクを無駄にすることもありません。

継続して使用した場合の比較

継続して使用してくると、ランニングコストの面が気になってくるもの。各サービスでどのような差が出てくるか確認してみましょう。

FAX機・複合機

長期で使用していると、やはり月々の料金が他の方法より高くつくことが気になります。

さらに、年数が経過すると故障も多くなり、買い替えの必要も出てきます。長年の受信データも溜まってくるので、紙データのファイリングと保管に場所も必要となってくるでしょう。過去のデータを探すのも手作業なので、人手と時間が必要になります。

コンビニファックス

初期費用や月額にかかる料金など一切必要ないので、ファックス機と違い諸費用がかからない分を丸々浮かせることができます。買い替え、故障の心配も皆無です。ただし、送受信の回数が増えれば増えるほど、コンビニに行く手間や送受信料金もかさみ、他の方法を選択した方が特になる可能性もあります。送受信の枚数が多い場合はやはりファイリングの手間と場所を必要とします。

インターネットファックス

長期で使用しても、ファックス機と違いメンテナンス料金が格段に安く済みます。FAX機本体と消耗品が必要ないことと、電話会社に支払う回線使用量も必要としないためです。送信枚数が極端に少ない場合はコンビニファックスの方がお得になりますが、毎月一定の使用がある場合は、インターネットファックスが最もリーズナブルな方法となります。

ファックスデータも全てデジタルデータとして残せるので、溜まったデータの中から必要な物を探すのも簡単です。

ファックスサービス比較のまとめ

主なファックスサービス方法を比較してきましたが、faxの使用頻度によって選ぶサービスは変わってきます。それぞれの特徴を理解しながら適切なサービスを選択することをお勧めします。ファックスサービスを選ぶ際のポイントをまとめると下記のようになります。参考にしてください。

ファックスにコストが気にならず、オフィスにいることが多い。ファイリングする手間や場所が気にならず、ファックスデータは紙で確認するのが一番の場合

→FAX機・複合機を選びましょう。高機能な複合機をリースされるなら、ファックスも高機能な使い方ができることが多いです。

ファックスの使用が極端に少ない。1回に送る枚数や送信先も少ない。コンビニが近くにある。

→コンビニファックスを使うのが一番費用もかからず、ベストな選択です。機密情報には十分注意しながら使いましょう。

毎月一定量のファックスの送受信がある。社内のインフラはIT化が進んでいて、社員の多くは普通にメールを使いこなしている。ファックスデータをデジタル管理したい。

→インターネットファックスがベストな選択です。これからデジタルツールを使用したスマートオフィスを目指すならベストソリューションといえるでしょう。

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