PDFとは?文書をデジタル化するならPDF形式で保存すべき6つのメリット

スマートオフィス

ペーパーレス社会へ移行しようとしている今、社内の書類はペーパーレスへ移行というオフィスも多いものです。紙のデータをデジタル化する際に使われているPDFという形式。実はPDFとは何かはっきり分からないという方も多くいらっしゃいます。

PDF形式で保存することはたくさんのメリットがありますが、PDFとは何か、またなぜPDFで保存するとよいのか、ご紹介します。

PDFとは

PDFとはPortable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)の略語でデジタル文書の保存形式のひとつです。PDF形式で保存された文書は、紙で印刷したものと同じような表示になります。そのため、紙ベースで配布されることの多い書類や、説明書、マニュアルなどがPDF形式でWeb上に掲載されていることが多いです。

さて、Web上で配布する文書がなぜPDF形式なのでしょうか?ワードなどよく使われている他の保存形式でもよさそうに思えますが、ここで一度PDFの特徴とメリットを整理してみましょう。

PDFの特徴とは?どんなメリットがあるでしょうか

下記の通り、大きく6つの特徴・メリットがあります。

  1. 開く機種やOSを選ばず、ほとんどの端末で閲覧可能
  2. ファイルサイズが小さく、ダウンロードが早く、メールで送付もしやすい
  3. パスワード制限や暗号化が可能で、セキュリティの面でも安全性が高い
  4. 特別なアプリケーションがなくてもワード、エクセルなどから作成が可能
  5. 紙と同じように扱うことも可能。コメントを書き込んだり、ハイライトを入れることも可能
  6. デジタル文書ならではのメリット!文字の検索が可能!

さて、この6つの特徴やメリットを詳しく見ていきましょう。

1.開く機種やOSを選ばず、ほとんどの端末で閲覧可能

PDF ファイルを参照するためには、「Acrobat Reader」というソフトが必要ですが、これはPCやスマホでも無料でダウンロードが可能です。またOSを問わず配布されていますので、いつでもどこでも、誰でも見ることが出来ます。他のファイル形式の場合、例えばPCで作成されたWordファイルをスマホで見ることが出来なかったり、MacOSで作成したエクセルファイルをWindowsでは見ることが出来なかったりといろいろと制約があります。PDFファイルはそのような問題を解決し、ほとんど人が見ることが出来る扱いやすいファイル形式となります。

2.ファイルサイズが小さく、ダウンロードが早く、メールで送付もしやすい

PDF形式で保存すると、多くの場合ファイルサイズを小さくすることが出来ます。その上画像などは画面上で見る限り、それほど画像が荒くなることがなく、一定のクオリティーを保つことが可能です。Web上に配布資料として掲載する場合、ファイルサイズが小さければ、ダウンロードにかかる時間を短縮できます。ビジネスシーンではデジタル文書をメールで送ることも多いですが、メールに添付する場合もファイル形式としては最適です。

3.パスワード制限や暗号化が可能でセキュリティの面で安全性が高い

PDF形式の文書はセキュリティ設定が可能です。簡単なセキュリティ設定から高度な方法まで主に3つの設定方法が存在します。

1.パスワードによる閲覧制限
2.パスワードによる印刷や編集、コピーの制限
3.証明書によるPDFの暗号化

・パスワードによる閲覧制限

ファイルにパスワードを設定することで、パスワードをしている人のみがファイルを閲覧できるようにします。関係者以外に情報が漏えいするのを防ぐことが出来ます。

・パスワードによる印刷や編集、コピーの制限

デジタル文書の不安な点は配布した文書が書き換えられてしまい、二次利用されてしまうのではという点です。ファイル自体にパスワードを設定しても、開いてしまえば内容を流用されてしまう可能性もあります。印刷、編集などに制限したいものにパスワードをかけてしまえば、ファイルの中身を書き換えられてしまう事がないので、ファイルの改竄を予防できます。

・証明書によるPDFの暗号化

さらにセキュリティー度を上げた暗号化をすることで、指定された人のみが内容を見ることが出来るようになります。証明書を使用してPDFを保護します。具体的な方法はAdobeのホームページをご覧ください。

https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/cq07091416.html

さらに上級編として、上記にあげたパスワードでの制限や証明書による暗号化をセキュリティーポリシーとして保存し、再利用することも可能です。よく使うセキュリティー設定はポリシーとして保存して有効活用しましょう。

4.特別なアプリケーションがなくてもワード、エクセルなどから作成が可能

PDFファイル、Adobe製品以外でも様々なソフトやアプリケーションで作成ができます。例えばWordやエクセルといったOffice製品で保存の際にPDF形式を選べば簡単にPDFファイルが作成できます。他にも無料のソフトやアプリでも作成、編集ができ閲覧だけでなく、作成の面でも自由度が高いというメリットがあります。ただし、PDFの編集をフルに行いたいときはAdobe Acrobatをご利用下さい。暗号化など高度な編集ができるのはAdobe Acrobatでのみ可能です。

5.紙と同じように扱うことも可能。コメントを書き込んだり、ハイライトすることも可能

PDF形式のファイルはAcrobatReaderを利用し、ノート注釈やテキストのハイライトといった、紙と同じようなメモ書きが出来るところです。前述のとおおり、Acrobat ReaderはマシンやOSを選びませんのでちょっとしたことを書き込んだりするならPCでもスマホでも簡単に書き込むことが出来ます。またPDFには署名機能もありますので、PDF形式で受け取った契約書などの書類に電子著名を追加することも出来ます。 電子署名についてはインターネットファックス活用術!電子署名、電子押印を使ってみませんか? もご覧ください。

6.デジタル文書ならではのメリット!文字の検索が可能!

紙と同じように扱えるPDFファイルですが、今度は逆に紙と違ってデジタルならではの機能が使えます。Acrobat ReaderでPDFファイルの文字を認識してくれるので、PDFファイル内で書かれている文字の検索が可能です。膨大な資料の中で目的の箇所を探すのは大変な作業ですが、PDFファイルなら大丈夫。文書を編集するソフトと同じように簡単に検索ができます。

いかがでしたでしょうか。ファイルサイズも軽く、扱いやすい、将来に渡っても保存しやすいPDFファイルはペーパーレスオフィスには欠かせないファイル形式と言えます。

過去の文書をスキャンで読み込む際もぜひ画像ではなく、PDF形式で保存することをおすすめします。将来に渡って有用な資料になること間違いなしです。

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