ファイル復旧は高くつく?紛失を予防し、コストを抑える方法とは

オフィスのコスト削減

IT化が進んだ現在では職場でも家庭でも、書類や写真などかなりの数のものがデジタル化されるようになりました。それに伴い、ファイルやハードディスクそのものが破損した場合、復旧することができず泣き寝入りせざるを得ないシーンも増えています。企業内でサーバーなどの重要なストレージであれば万全のバックアップ体制で復旧も容易な時代ですが、企業内でも各社員のローカル環境で紛失したものを取り返せず、一からファイルを作り直すという事もまだまだ聞かれます。

更にやっかいなのが、ニュースなどでも良く聞かれるUSBメモリなど外部ストレージの紛失です。外部ストレージを持ち歩くのは、重要な個人情報が流出しかねない行為ですが一向に減る気配がない状況で、今でもニュースなどで良く聞かれる話です。

また、家庭内ではどうでしょうか。家庭で利用のPCやスマホのバックアップは出来ているという人は少ないようです。先日ハードディスクがクラッシュして、専門の業者に依頼した家族がTVで取り上げられていました。

家族写真の紛失のコストは30万円以上?

先日テレビ番組で、ある家族のハードディスク復旧の話を取り上げていました。
なんでも子供が生まれた時から現在までの家族写真や動画などを一括でPCに取り込み、保存していたそうです。それがある日突然ハードディスクがクラッシュしてしまい、地元の業者では復旧が不可と言われ途方に暮れてしまっていたとのこと。その後評判のよい東京の専門業者に復旧可能か見てもらうというものでした。

番組内ではその後一旦ハードディスクを預けて見積もりしてもらいましたが、なんと復旧の費用は30数万円。他の復旧の業者が匙を投げてしまった復旧作業で、頼みの綱はここしかない状況で、番組で登場した奥様は夫に相談し、復旧を依頼することとしていました。

しばらくして無事に復旧を終えたハードディスクからは思いでの数々がよみがえってきます。

さて、この費用は高かったのでしょうか。このケースでは何とかして復旧が可能であったため、ハッピーエンドで終わりましたが、どうしても普及ができない場合も存在します。

 

データ紛失を避けるためには

上記の家族のケースに限らず、同様のリスクはビジネスシーンでも常に存在しています。
そこで必要なのはやはり「安全でなおかつ紛失しにく形でのバックアップ」です。さらに言えばPCやスマホの内容を簡単に丸々バックアップを取っておくのが得策です。

それではオフィスや家庭で安全かつ簡単な形でバックアップを取るにはどうすればいいのか、検討してみましょう。バックアップ方法には主に下記の方法が挙げられます。

  • PCやスマホに標準搭載のバックアップ機能を利用する
  • 外付けのメディアにバックアップ
    • ハードディスク(HDD)
    • NAS(ネットワーク上で接続できるストレージ)
    • ブルーレイ/DVDなどの光学ディスク
    • USB
  • クラウドストレージに保存する

それではそれぞれに簡単に解説していきましょう。

PCやスマホに標準搭載のバックアップ機能を利用する

1-1.PCのバックアップ方法

1-1-1.【Windows】標準バックアップ機能を利用する

Windows10では標準でバックアップ機能がついています。しかもPC内のすべてのファイルや環境を丸ごとバックアップ可能です。突然のクラッシュが起きても安全なよう、ぜひ設定をしておきましょう
PCをバックアップおよび復元する(MicrosoftWindowsのサポート)

1-1-2.【Mac】Time Machineを利用

Macに標準で組み込まれているTimeMachineでPCを丸ごとバックアップすることが出来ます。 個別のファイルや写真のみなら、iCloudを使うことができますが、まずは簡単に自動的にバックアップをしてくれるTimeMachineを利用してみましょう。
Macのバックアップ方法(Appleサポート公式サイト)

1-2.スマホのバックアップ方法

1-2-1.【Android】標準搭載のバックアップ機能の利用

Googleドライブを利用してフルバックアップが可能です。
Googleアプリと、GooglePlayで提供のアプリに限られますがほぼほぼこれでフルバックアップが可能となります。一部アプリは個別設定も必要ですので、その点は注意が必要です。

1-2-2.【iPhone】iTunes/iCloudの利用

iPhoneのバックアップにはiTunes/iCloudの二つの方法があります。
どちらもネットで接続して保存が可能ですが、時間がかかるのと、無料で使えるiCloudの上限があるため、PCに経由でiTunesにバックアップを取るのがおススメです。PCがない場合はiCloudの利用が必須となります。iCloudが無料で利用できるのは5GBまで。
5GBを超える場合は50GBまでで\130/月、200GBで\400/月、2TBで\1300/月の料金が必要です。200GB及び、2TBの両プランは家族と分け合うこともできますので利用状況に応じて有料プランを選びましょう。

外付けのメディアにバックアップ

ハードディスクをはじめとしたバックアップは以前から頻繁に利用されています。
メリットとしては気軽に簡単にバックアップを取れることですが、基本的に外付けメディアとは離れているため、繋ぎっぱなしのバックアップとはいかないのが難点です。
家庭や、小さなオフィスなどではNAS(ネットワーク上で接続できるストレージ)を利用してWifi経由などで常に接続した状態でバックアップを取ることもできますのでより気軽なバックアップ体制としておすすめです。
ブルーレイ/DVDなどの光学ディスクやUSBドライブは持ち歩きが簡単な分、紛失の可能性も高く、紛失コストを考えると利用を限られたものにした方がよさそうです。
ブルーレイならテレビの録画のバックアップに、USBドライブは持ち出さない利用に限定など検討したほうがよいでしょう。
またNAS以外の外付けのメディアはPCとの親和性は高いですがスマホとの相性は今一つです。スマホの場合、ケーブルをつないで接続するのが難しいストレージもあります。例えばUSBドライブにバックアップを取るにはPCを経由しなければなりませんので、バックアップの手間などよく検討したほうがいいかもしれません。

クラウドストレージにバックアップ

最近勢いがすごいのがクラウドストレージです。大手各社からサービスが提供されており、iPhoneの利用者はiCloudが標準で利用できるので、かなり多くの方が利用されているのではと思います。
ほとんどのクラウドストレージサービスは月額料金を支払う必要があり、コスト的に負担に感じる利用者も多くいます。ですが、それ以上に素晴らしいバックアップ機能の利点を見逃さない手はありません。以下にメリットをまとめておきます。

【自動同期の完全バックアップ】

オフィスや自宅のPC、スマホもいつでもネットワークを通じて丸ごと自動同期、バックアップが出来ます。

【いつでもどこでもファイルを閲覧、編集可能】

クラウドサービスなので、オフィスでも外出先でもPCやスマホを通じてファイルを閲覧、編集可能です。USBストレージを外に持ち出して、落としてしまう心配もありません。もちろん会社にPCを置いたままでも、家のPCからファイルを見ることも全く問題がありません。

【みんなでファイルを共有できる】

グループでファイルを共有しつつ、複数人で編集も可能。

【間違って削除してもファイルが復活】

削除してしまったファイルを復活させたり、間違ってファイルを上書きしてしまった場合でも過去にさかのぼって、以前のファイルを取り出すことが可能です。

【セキュリティー対策に】

ローカル環境や外部ストレージにファイルを置いて、誰かに覗かれてしまう可能性は否定できませんが、クラウドストレージならよりセキュアな環境でファイルを保管できます。 そして何より、物理的に遠隔にファイルが置かれることで、万が一事故や天災などでPCやスマホが使えない状態になったとしてもバックアップをクラウドから取り出すことが可能です。何かしらの原因でPCスマホを紛失することがあったとしても、ファイルを失くさずに済むのはなによりの安心です。

このようにクラウドストレージはファイルの紛失を避けられるだけでなく、セキュリティーもバッチリでし。安心・安全なバックアップとして企業だけではなく、個人での使用も浸透してきています。月額料金が発生しますが、 紛失の損害に比べると比較にならないほどです。最近は料金もかなりリーズナブルですので、まだ導入されていない場合は導入を検討すべきでしょう。

データ紛失を予防し、コストを抑えるにはまとめ

1.デバイスのバックアップ機能を使いながら、外付けのメディアとクラウドストレージを上手に活用する

  

ハードディスククラッシュのような思わぬ事故に遭ってしまっても安心なよう、できる予防は事前に対策しておきましょう。これで紛失を防ぎ、復旧コストを抑えることが出来ます。

2.ファイルの種類によって保存先を変えるなど工夫する

各バックアップ機能を必要に応じ使い分けをすることで、かなりのコストダウンになります。ファイルの重要度など一度整理してから、バックアップ先を決定しましょう

3.バックアップからのデータ取出し方法は事前に確認しておきましょう

取り出しに手間取ってしまってはもしもの時に備えておくのが難しくなります。かえってそのためにコストがかかっては無駄が増えますので、事前の確認を徹底しましょう。

いかがでしたでしょうか。年々各デバイスやサービスでバックアップ機能が簡単に使えるようになってきています。 無料で使えるバックアップ機能を使うところからぜひ始めてみてください。

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