働き方改革に役立つ!インターネットFax導入がIT化を進める切り札!

働き方改革

インターネットFaxはいくつものメリットがある画期的なサービスですが、実際に導入するとどんな変化が起きうるでしょうか。日本企業がもつ様々な問題点を解決し、働き方改革につながる「インターネットFax導入のメリット」をご紹介します。

1.時間の使い方に変化が生まれる

ここ数年働き方改革が叫ばれ、効率のよい働き方が求められています。残業時間を少なくして、業務時間内でいかに効率よく仕事をしながら売り上げを上げるか、日本全体の大きな課題となっています。特に日本人の働き方であまり良い指摘を受けないのが、労働時間の問題。客先に打ち合わせで出かけながらも、今度は会社に戻って内勤の仕事を行うといったような効率の悪い時間の使い方が慣習化しています。現在はモバイル機器の使用が一般化し、さらに通信環境が整っていることから、実はいつでもどこでも働ける環境がすべての人に行き渡っている状態です。

しかしながら、まだまだ多くの会社で従来のスタイルから抜け出せずに日本のサラリーマンは長時間労働を強いられています。原因のひとつにはファックスのようなアナログのツールがあります。会社に戻らないと受信ができず、外出先とオフィスの移動に無駄な時間が発生し、客先にも迷惑がかかるという悪循環まで発生し兼ねません。個人事業主や、人数の少ない少数精鋭の中小企業など、時間を無駄にせず効率を優先する働き方をもっと実践しませんか。まずはファックスを見直すことで、あと一歩時間の有効利用を実践できるよう検討する価値はありそうです。

diary-614149_640.jpg

2.業務効率の改善が加速する

いつでもどこでもfaxを送信・受信でき、時間効率が改善できるとともに、実際の業務での効率を上げることが出来ます。通常ファックスを送る際はワープロソフトなどで書類を作成し、印刷、さらにファックス機で送信した後に用紙をファイリングするという一連の作業が発生しますが、インターネットFaxなら、作成した書類を印刷することなく、そのままメールなどで送付することが出来ます。さらに複数の宛先に送信する場合も、一通のメールで複数の送信先を指定することで簡単に作業が完了します。受信する際もデータ管理の面で大きな改善が見込めます。通常のファックスの場合、紙のデータをファイリングすることがほとんどで、過去のファックスデータを探す際は日付から一枚一枚データを探し当てることがほとんどです。

例えばメールでのファックス受信でしたら、宛先、送信元や件名や日付で検索したりすることも出来ます。受信したファックスデータを、別途特定のフォルダに保存していく場合も、分かりやすいファイル名をつけて、後で探しやすくすれば管理しやすく、効率のよい業務運用ができるでしょう。

ファックスでの大量受注を行う小売業者や、図面のやり取りが多い不動産業、法律関連の書類が多い士業業界など、日々業務でファックスを扱う枚数が多い業界・業種ほど、このような業務効率の改善を実感できると思われます。

office-3295556_640.jpg

3.デジタル化・エコオフィスの推進に役立つ

数年前から世界規模でエコ意識が高くなり、多くの企業がエコオフィスに向けた取り組みを実施しています。そのために必須なのが、ペーパレス化。できるだけ紙のプリントを控え、業務にかかわる資料などデジタルデータで配布や管理をするように変化してきましたが、なかなかこれが日本では浸透しづらい状況がつづいています。上記の業務効率でも触れたとおり、インターネットFaxなら、印刷せずデータをファックスとして送付することができるので、一層のペーパレス化に貢献します。また受信データもすべてデジタル化されるため、今までアナログデータとして存在していたものが、一気に物理スペースが不要なスマートなデジタルドキュメントに変わります。これを機に社内で意識改革をして、紙を出さないエコ企業を目指すきっかけにもなり得ます。

ebook-2467267_640.jpg

4.スマートオフィスの実現に貢献

働き方改革と共に日本中で進められているのが社会のスマート化です。様々な場所ででスマートデバイスと高速通信を利用したスマート化が進められ、業務効率と利便性を高めたスマートオフィスの実現を目指す企業も増えています。また街全体、社会全体がスマート化する傾向にあり、私たちを取り巻く環境は日々進化しつつあります。スマートオフィスが実現すれば、働き方そのものがスマートになったり、働く場所そのものも多様化し、いつでもどこでも働けるオフィスにが実現するのです。そのためにはファックスのようなアナログ機器は徹底してIT化することが、将来のスマートオフィスの実現を早めるといえるでしょう。

render-2001817_640.jpg

まだまだ見逃せない、こんなことも出来ます

ここまでビジネスに役立ち、働き方改革まで起こしてしまうという視点でインターネットFaxを紹介してきましたが、ビジネスではもちろん、家庭でも多彩な利用方法が考えられます。その中でもぜひご紹介したい面白い使い方があります。

現在家庭用のファックス機の台数は大幅に減少し、実際に使われているのはビジネスシーンがほとんどです。

しかし、1990年代に電話機とファックスが一体化したものが一般家庭に普及し、現在でも高齢者の住む世帯を中心に、多くの家庭用ファックス機が使われているのも事実です。このまま家庭用のファックス機を電話用途だけに使用していくのはもったいないもの。そこで「今あるファックス機を高齢の親と連絡ツールとして使う」使い方をご提案します。

親との連絡はもっぱら電話という方が多いと思いますが、オレオレ詐欺に代表される近年問題となっている犯罪から自分と家族を守るために、実はファックスが大活躍します。

オレオレ詐欺などの犯罪で、騙されてしまう高齢者に多いのが「親子でコミュニケーション不足」です。「親子の間で合言葉を決めておこう」「お金を請求する電話があったら折り返しの電話確認をしよう」などの呼びかけをしているにも関わらず、振り込め詐欺犯罪の発生がなくなることはありません。

原因のひとつには、親子間でなかなかコミュニケーションがとりづらいという実態があります。特別な用もないのに、電話を頻繁にかけるのは誰しも気が引けるもの。メッセージアプリを使いこなしている高齢者と子供の間では些細なこともメッセージを送り合ったりできますが、スマホやアプリに抵抗のある親世代にはこれも難しいものです。

こんな時に、親子間をつなぐのがファックスです。スマホやメールが苦手という高齢者も紙にメッセージを手書きで書いて送るなら何の問題もなく対応できますし、手書きによる温かみで親子間の絆を感じる事もあるでしょう。

子供世代はファックス機を用意するのは負担ですし、ファックスを確認するために家に戻るのも大変というもの。そこでインターネットFaxの登場です。仕事で家を空けるときでもメールと同じ感覚で利用が出来ます。親が送ってきたメッセージに手書きで返信するのも簡単です。親には些細な事でもいつでもファックスするように伝えておけば、自然なコミュニケーションが成り立ちます。近状を報告し合ったり、趣味の話をしたり、おじいちゃんとおばあちゃんがファックスを通じて孫とメッセージを送り合うのも楽しいですね。

family.jpg

ビジネスユースと同じリーズナブルな料金でご利用いただけ、親子のコミュニケーションに役立つこんな便利なツールを使わない手はないですね。

インターネットファックスを30日無料でトライアル!


efax.png
全国の市外局番が選べ、どこでも使える便利FAX

インターネットファックスeFaxバナー

jfax.png
FAXの利用が少なくコストを抑えたい方へ。東京03番号が使える!

インターネットファックスjFaxバナー