オフィスのエコをもう一歩進めよう!ペーパレスオフィスに挑戦!

オフィス

地球温暖化が叫ばれて久しいですが、オフィスのエコ化は企業にとって大変悩ましい問題です。

光熱費や消耗品などなかなか一度に減らすことが難しく、すでにできることはやりつくしてしまって、これ以上のエコ対策は難しいとお考えの担当者の方へぜひ読んでいただきたい。もう一押しのペーパレス化でエコなオフィスを実現できないかアイデアをご提案します。

1.社内ミーティング用の紙資料は作らない

社内で配布する資料、あなたの会社ではまだ紙に印刷していますか?すでにIT系の企業の場合、社内資料はデジタルでしか配布しないという話をよく聞きますが、まだまだ毎回紙に印刷してはホチキス止めしてということが多いですね。

ここは思い切って、社内でできる限りのIT化を提案しませんか。

プレゼン資料はスクリーンに映して見れますし、手元に資料が必要という場合はノートPCやタブレットで代用できます。

実際にやってみると、こちらの方が便利で見やすくその場でメモを書き込んだり、有用な場合が多いものです。しかし、タブレットでのメモ書きがやりづらいとお考えの方も実際多くいらっしゃるので、その場合はどうするのかと疑問をお持ちの方、ぜひタッチペンを利用してメモを取ってみませんか?

実はパワーポイントでもワードでもオフィスソフトに簡単にメモを残すことができるのです。

マイクロソフトのホームページでもタッチペンの活用をおすすめしています。、

紙がないと不安という方もぜひ実際にこの機能を活用してみてください。

便利で快適なこと間違いなしです。詳しくはタブレット活用術をご覧ください。

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2.請求書や領収書はできるだけ電子化

まだ請求書の発行が紙ベースと言う場合はぜひ電子化をおすすめします。請求書、領収書ともPDFなどで電子化されたものは法的に有効とされていますので、これを使わない手はありません。ただし、下記の注意点がありますので事前によく確認しましょう。

- 電子版の請求書や領収書を発行する側と、受け取る側の双方が承諾済みのこと

- PDF形式で保存するなど複製のしにくいものを作成すること

- 税務署への申請を済ませ、承認を得ていること

電子化は簡単にできるので、すぐに実行に移せますが、一部でも電子版のみで請求書や領収書を発行する場合は事前に税務署に申請をしてください。

「国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請書」を税務署に提出し承認されてから電子化された請求書、領収書などが有効になります。申請なしに、ペーパーレスだからと勝手に請求書・領収書を完全電子化することはできません。ご注意ください。

また領収書発行の際、受け取り金額が5万円以上の場合収入印紙が必要になりますが、電子化された領収書は収入印紙が不要になりますので、節税対策にもなります。封筒や切手代なども不要になりますので、ペーパレスで経費も浮かせることができ、さらにメールでスピーディーに送ることができるのは大きなメリットです。

同様に請求書、領収書の発行の場合だけでなく、受け取る際も電子化されたものを受け取れるよう、お取引先と相談されることをぜひおすすめします。

請求書

3.紙の資料はスキャンしてデジタル保存

社内では何かと紙で印刷することを控えていても、取引先がペーパレス化していない場合、やはり書類がたまっていくことになり、ファイリングが大変でなかなかペーパレス化が進まないものです。

こういう場合は、社内でできるだけ紙の文書をデジタル化するようにチャレンジしましょう。

大量の紙をスキャンするのはなかなか大変ですが、安価なものからハイスペックなものまで、多種多様なスキャナが発売されています。今お使いの複合機なども実はスキャン機能が充実しているという場合もありますので、今一度機能を見直してみてはいかがでしょうか。

また経費精算のときにめんどうな領収書の管理ですが、これもスキャンを利用して、データして保存。各種クラウド会計ソフトにこのデータを取り込むことで、スムーズでスマートな会計管理が可能です。最終的に確定申告時も作業が非常に楽になり一石二鳥です。

さらに、こういったスキャンもいかがでしょうか。

社内に参考資料として、本や雑誌がたくさんある、ということはありませんでしょうか。

ここ数年は個人でも本をデジタル化して、紙の本を減らそうという傾向が強くなってきており、本のデジタル化がちょっとしたブームになっています。

本のデジタル化を推進すべく、リーズナブルで高性能なスキャナがいくつも発売されていますのでいくつか比べてみて、処理する量や価格に見合ったものを選んではいかがでしょうか。

参考:富士通ScanSnap iX500

また新聞や雑誌から会社や業務に関連する記事をスクラップして保管しているという方もいらっしゃると思いますが、スクラップ用のアプリがいくつも発売されています。

たとえばぺんてるのアンキスナップ スマホでスクラップなら、スクラップしたいところをマーカーで囲んでアプリで読み込むと囲った部分がきれいに切り取られて読み込むことが出来ます。これでデジタル化も完了。必要のない紙は処分してしまえばペーパーレスですね。

そして、現在多くの企業で取り入れられている名刺のデジタル管理。頂いた名刺は保管しつつも管理はデジタルにまかせて、ここでも少しだけデスク周りから紙を減らしましょう。

4.新聞、雑誌は電子版を購入

上記の紙のデジタル化と重複しますが、社内で定期購読している新聞や雑誌などはできるだけデジタル版で購入することをおすすめします。紙のものをデジタル版に切り替えてしまえば、保管のスペースや処分の手間も省けます。

紙に慣れてしまって、デジタルデータは読みにくいと言う方はぜひ検索機能を利用してみてはいかがでしょうか。デジタル版のよいところは文字をデータとして読み込むため、検索が簡単にできる事です。今までは「あの新聞や雑誌の記事はどこにあるのだろうか?」と思いながらも探すのをあきらめていた方も、便利さを実感できることでしょう。資源を守るとともに、情報の収集も簡単になっていいことづくめです。

5.オフィス機器のマニュアルも電子データで

社内で意外に多いのが、複合機やPC、周辺機器などのマニュアル類。ハードウェアを購入時やリースの時についてくる操作マニュアルはできるだけ電子版で済ますようにしませんか。

社内には意外にもマニュアルだけでかなりのスペースを使っている場所もあるはずです。マニュアル類は紙を大量に使用する分厚いものが多いので、この機会にぜひ電子版に切り替えることをおすすめします。

同様にソフトウェアやプログラミングなどのハウツーもの書籍などを経費で購入していることが多いと思いますが、今後は電子書籍を購入していくようにすべきでしょう。

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6.デジタル名刺

先ほどのスキャンのところで名刺のスキャンを提案しましたが、今度は名刺を発行する際のペーパレス化の提案です。

なかなか普及してはいませんが、名刺をデジタル化することを積極的にやってみませんか。

例えば多くのユーザーに利用されているEight(https://8card.net/)名刺をスキャンするだけで簡単にデジタル名刺が作成でき、名刺交換もスマホ同士で可能です。さらにEightはSNSとしての機能も持ち合わせているため、ビジネスのネットワークにいつでもアクセス可能です。

ペーパーレス化に役立つだけでなく、営業的にもよい効果をもたらすかもしれません。名刺のデジタル管理をしている企業はますます増えているので、最初からデジタルデータで渡せることはメリットになり得ますのでトライする価値はあるでしょう。

7.個人でもペーパーレスに挑戦

社内で実行できるペーパーレス化はぜひ家庭でもやってみませんか?

現代人は意外に物持ちでなかなか古いものを整理できないものですが、せっかくの機会ですからいろいろとチャレンジしてみましょう。

本を電子化するのはもちろん、思い出のアルバムの電子化もペーパーレスに一役買う事も出来ます。

また最近は誰もがスケジュールを電子化したり、通帳もアプリをつかったりと何かとペーパレス化が進行しています。気づかないだけで、便利なツールがたくさんありますので、個人でもいろいろと紙を減らせる便利ツールやアプリを使いこなして、会社全体、社会全体のペーパレス化に役立つアイデアを考えてみませんか?オフィスのエコ化に積極的に取り組み、事例を増やしていくことが、地球温暖化解決のカギになるのではないでしょうか。

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